FAXシステムとは、受信したFAXをPCで確認したり、PC操作でFAXを送信できるシステムです。紙が不要になるため、保管場所の管理や送受信の手間が削減されます。

脱紙管理、脱FAXを推奨されることもありますが、業界によってはFAXは欠かせない連絡手段です。FAXシステムを使うことで、効率化や災害対策といった課題を解決しながら、これまでの連絡手段を使い続けることが可能になります。

FAX業務でよくある課題

・注文書FAXの仕分けに人と時間を要している
・送信作業に人とコストを要している
・手動送信で誤送信が発生する
・注文書を紛失することがある
・FAX用紙の購入にコストがかかる
・お問合せでFAX用紙を探す手間と時間がかかる
・お問い合わせに即答出来ない為にお客様満足度が低下する
・送信元にとって「届いたか分らない」のは、とても不安

FAXシステムでできること

FAXサーバーで自動化

受信FAXを要件ごとに仕分けたり、送信時に1件ずつFAX番号を入力する手間や送信間違いが削減されます。

イメージデータでDBに保存

送受信FAXを自動で保存するため、FAX用紙を紛失したり、火事や台風などの災害で損害を受けません。

イメージデータ参照で印刷コストを削減

FAX用紙を購入するコストや機器への用紙入れ替え、機器故障の対応など手間とコストが削減されます。

検索機能で迅速な対応

WEB画面から、受発信日時や仕分けられた区分で検索できるため簡単に欲しい情報を探すことができます。お客様からのお問い合わせ時にもお待たせせずに済むため、迅速な対応で顧客満足度向上にも繋がります。

自動返信機能で不安を解消

受信したFAX番号宛に自動送信で確認FAXを返送できるため、届いたかどうか不安なお客様に安心感を与えることができます。

FAXサーバー基本機能

ＦＡＸ送受信機能

管理機能にて、受信・返信の振り分けを自由に設定できます。

ナンバーディスプレイ・ＦＡＸ－ＩＤ取得機能

ナンバーディスプレイ、FAX‐IDを取得します。

通信ログ保存機能

通信ログをデータベース上に保存、管理します。

ＦＡＸイメージ保存機能

受信したＦＡＸデータをＪＰＧデータに変換します。

確認ＦＡＸ機能

ＦＡＸ受信時に、予め登録された定型文書を送信元へ自動送信します。白紙の場合は、再送依頼を自動送信します。

クライアント基本機能

受送信ログ・データ閲覧機能

検索条件を指定し、受送信のデータの確認ができます。

サムネイル表示切替機能

一覧表示に加え、サムネイル表示も可能です。

プレビュー機能

ＦＡＸデータの詳細表示を行います。キーボード操作を中心とした画面設計になっておりテンキーによる拡大・縮小、次データ等の操作が可能です。

顧客情報メンテナンス機能

ＦＡＸ受信時に突合せを行う顧客情報が登録できます。

仕分け先メンテナンス機能

仕分け先の登録ができます。

処理区分メンテナンス機能

処理区分の登録ができます。仕分けされたデータに対し、最終処理結果を反映します。読取り不能のデータに関しては、本機能により顧客への再送依頼ＦＡＸの自動送信が可能です。

FAXシステム５つのメリット

１．業務効率ＵＰ

送受信のログ及びFAXイメージが自動保存されますのでOS標準のブラウザを使用して、受信日時やFAX番号によって検索・内容の確認ができます。もちろん、複数台でのご利用も可能です。仕分け作業を自動で行うため業務効率が格段に上がります！

２．ペーパレス化

FAXサーバーにデータとして保存されますので、紙での出力が軽減されます。用紙切れ・紙詰まり等で受信できないという事がなくなります。

３．多回線処理対応

1台のサーバーで数十回線の処理が可能です。話中でつながらない・処理できないという事がなくなります。

４．リモートワークでも送受信可能

インターネット環境があり、システムにログインできればどこでもFAXデータを確認することができます。場所にとらわれず働くことができ、災害時にも柔軟に対応可能です。

５．FAX業務をアウトソーシング（外部委託）

通販などの受注業務にFAXを利用している場合は、休日の受注業務を外部に委託することで迅速な対応が可能になります。インターネット環境さえあれば、時間や場所に関わらず業務を継続できます。

FAXシステムの導入事例3選

福岡の健康食品通販会社Y社

FAXシステムを10年以上ご利用いただいており、最大時は朝の5時から1万件の受注をFAXでもれなく受けるなど、手作業では大変な業務をFAXシステムで行ってきました。また同報FAXを利用しており、数1000件のお客様へFAX送信したこともあります。

導入効果

・「FAXが届いていますか？」と確認電話が激減した
・受電FAXの仕分け機能で紙処理の時間がなくなった
・受信確認の漏れや用紙紛失がなくなった
・裏返しFAXの対応時間が減った
・1日あたりの用紙利用が98%減

自動返信によるお客様への安心感や、裏返しで届いたFAXに自動返信で即お知らせすることで、注文したいタイミングの確認もれが発生せず、お客様からの信頼を得ることができました。

食品通販F社

既存FAXサーバーの老朽化にともない、リプレイスと機能カスタマイズを検討されていました。また過剰になっていたシステムを見直すことで、月額のランニングコストも見直しました。

導入効果

・通常顧客と業者からの注文をFAXシステムが自動で仕分けて登録
・顧客情報と紐づけて送付者管理
・システムの見直しでサーバーを縮小しランニングコスト削減

使わない機能と使いたい機能を見直し、FAXシステムをカスタマイズしてリプレイスすることで、ランニングコストを削減しながら効率化に繋げることができました。

飲食店と通販注文U社

受注ツールの一つとしてスタートし、サーバーリプレイスを行いながら10年程ご利用いただいております。

導入効果

・担当者が少ない代わりに1日100件の受注をFAXが対応
・自動返信によって問い合わせ数削減
・お客様に安心感を与えられた

FAXシステムが自動でお客様対応をするため、対応が迅速で安心感を与えることができました。FAX受注のリピート率も上がり、人材不足対策の効果もありました。